Cómo firmar y consultar tus contratos
FirmaDoc es la plataforma de firma digital de contratos de SmartEscrow: reemplaza el circuito de imprimir, firmar a mano, escanear y devolver por correo por un flujo 100% en la web. Cada firmante recibe su propio enlace, firma cuando puede — también desde el móvil — y cada firma queda registrada con nombre, correo, IP, fecha y hora. Al cerrarse el acuerdo, recibes un único PDF con todas las firmas embebidas.
Un mismo usuario puede ser emisor de unos contratos (los que envió, con panel de seguimiento del estado) y receptor de otros (los que le enviaron para firmar, sin panel de estado). La diferencia está en cada contrato, no en tu cuenta.
1. Firmar un contrato que te enviaron
Llegas siempre por un correo con un enlace único (/sign). El proceso, pensado también para el móvil:
- Abre el correo con el asunto del contrato y toca el enlace de firma.
- Inicia sesión en el SSO de SmartEscrow con el mismo correo al que llegó el email (si ya tienes sesión activa en otra plataforma de la casa, entras directo).
- Revisa el PDF completo: los campos del emisor ya están rellenados; completa los que te correspondan.
- Firma dibujando con el dedo (o el ratón) o eligiendo una firma guardada en tu cuenta.
- Confirma. El documento firmado queda visible en tu cuenta y recibirás el PDF final cuando firmen todos.
Requisito imprescindible: debes estar registrado en el SSO de SmartEscrow con la misma dirección de correo a la que llegó el email del contrato. Sin cuenta previa — o con una cuenta a nombre de otro correo — el enlace de firma no te dejará entrar.
2. Firmar con certificado digital
Si prefieres tu certificado, usa el flujo alternativo (/certf): descargas el PDF del contrato, lo firmas fuera de la plataforma con tu certificado digital y lo vuelves a subir para que quede registrado como firmado. El resultado es el mismo: tu firma queda auditada dentro del acuerdo.
3. Tu bandeja de contratos
En la bandeja (/agreements) tienes todos tus acuerdos con su nombre, fechas y estado; puedes buscar por nombre y abrir cada uno desde su fila. El estado se actualiza solo — nunca se cambia a mano:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Recibido | Te llegó un contrato y aún no lo firmaste. |
| Enviado | Un contrato tuyo salió hacia sus firmantes y nadie firmó todavía. |
| Firmado parcial | Parte de los firmantes ya firmó; faltan otros. |
| Firmado completo | Todas las firmas están: se genera el PDF final y se envía por correo. |
| Cancelado | El emisor anuló el acuerdo; sus enlaces dejan de funcionar. |
| Expirado | Pasó la fecha de expiración definida al enviarlo sin completarse las firmas. |
Como receptor ves el documento para firmarlo o consultarlo; el panel de seguimiento del estado lo ve únicamente el emisor de cada contrato.
4. Enlaces caducados o cancelados
Si abres un enlace cuyo contrato venció o fue cancelado por el emisor, verás la pantalla de enlace no válido (/canceledExpired). No es un error tuyo: pide al emisor que genere y envíe un acuerdo nuevo.
5. Problemas que suelen aparecer
| Qué ocurre | Cómo resolverlo |
|---|---|
| El enlace me pide login y no me deja entrar | Comprueba que tu cuenta del SSO usa el mismo correo al que llegó el email del contrato. |
| Firmé con certificado pero el contrato sigue pendiente | El flujo termina al volver a subir el PDF firmado; sin esa subida la firma no queda registrada. |
| El enlace ya no funciona | El acuerdo expiró o fue cancelado; pide al emisor que envíe uno nuevo. |
| No veo el estado de un contrato que me enviaron | Es lo esperado: el panel de estado lo ve solo el emisor. Tú ves el documento y tu copia firmada. |
| Quiero reutilizar mi firma manuscrita | Guárdala en tu cuenta (sección Firmas): podrás elegirla en cada contrato sin volver a dibujarla. |
Cada firma queda registrada con el nombre completo, el correo, la IP desde la que se firmó y la fecha y hora exactas. El estado del acuerdo se actualiza al instante y el resultado final es un único PDF firmado y auditado.